Funkcjonalność systemu eFMS polegająca na przesyłaniu informacji pocztą elektroniczną (e-mail) o stanie liczników, kosztach, poziomie tonera itp. automatyzuje proces obiegu wymaganych danych. Monitoring urządzeń wielofunkcyjnych poprzez protokoły sieciowe zbiera w/w informacje od wszystkich urządzeń zarejestrowanych w bazie danych eFMS. Następnie te informacje są przekazywane do serwera, który na bieżąco aktualizuje bazę danych. 

eFMS zapewnia również dostęp i logowanie do serwera aplikacji oraz dostęp do podglądu liczników, kosztów czy ilości drukowanych dokumentów w postaci raportów (tabele, wykresy). Poprzez stację Kliencką można zarządzać serwerem co wymaga autoryzacji nazwą użytkownika i hasłem. Administrator dzięki takiej funkcjonalności może grupować urządzenia w Departamenty, lokalizacje czy centra kosztowe. Proponowany system pozwala administrować on-line urządzeniami Klienta. 

Dzięki funkcjonalności otrzymywania powiadomień drogą e-mail osoba administrująca w zależności od lokalizacji urządzenia, może otrzymywać informacje dotyczące stanu materiałów eksploatacyjnych (toner, papier), jak i aktualnego statusu w przypadku jego zmiany (brak papieru, otwarta pokrywa itp.). System e-BRIDGE Fleet Management umożliwia rozliczanie funkcjonalności faksowania i skanowania w podziale na urządzenia / grupy urządzeń ale bez możliwości rozliczania na użytkownika. Kolejnym elementem jest powiadamianie osób odpowiedzialnych (opiekunów urządzeń) o statusie danego urządzenia (brak tonera, papieru). Otrzymywanie raportów na w/w funkcje jest możliwe poprzez zdefiniowanie zarówno grup urządzeń np. pod względem lokalizacji jak i okresu generowanego raportu.